10 Langkah Mudah Mengelola Whatsapp Untuk Customer Service

Selamat Pagi Jelang Siang pembaca setia CakungDigital.com – Kali ini #CakungDigital akan Membuat Postingan Panjang tentang ” 10 Langkah Mudah Mengelola Whatsapp Untuk Customer Service

Dan Pagi ini saya sedang tidak ingin promosi produk apapun, hanya ingin sharing dengan Anda tentang ​10 Langkah Mudah Mengelola Whatsapp Untuk Customer Service​…

 10 Langkah Mudah Mengelola Whatsapp Untuk Customer Service

Semoga materi yang saya share di Website Cakung Digital ini bisa bermanfaat untuk Anda, dan bisa di praktekkan dalam bisnis Anda…

Oke, ini 10 Langkah Mudahnya yaa:

1. KENALI BISNIS ANDA
2. BENTUK PASUKAN KHUSUS WHATSAPP
3. MEETING HARIAN BERSAMA CUSTOMER SERVICE
4. ATUR POLA PERCAKAPAN
5. SEDIAKAN NO WHATSAPP KHUSUS
6. PIKIRKAN PELANGGAN YANG MENELPON
7. OPTIMASI AKUN WHATSAPP ANDA
8. KELOLA CHAT YANG MASUK DENGAN BAIK
9. PROMOSIKAN NOMOR WHATSAPP SUPPORT ANDA
10. SELALU DEKAT DENGAN PELANGGAN

Nah, penjelasan dari 10 Langkah ini akan sangat panjang detail dan bersambung dan saya yakin Anda gak bakal bosan membacanya, hehe…

10 Langkah Mudah Kelola Whatsapp Untuk Customer Service

Saya akan menjelaskan detail tentang 10 Langkahnya yaa… dalam postingan ini,

InsyaAllah saya akan menjelaskan Langkah 1 s.d Langkah 4 dulu,biar bisa anda pahami dan dipraktekkan…

1. KENALI BISNIS ANDA

Saya yakin Anda pasti sepakat, bahwa setiap Bisnis akan berbeda perlakuannya,meskipun produknya mirip Sehingga mengenali Bisnis kita terlebih dahulu adalah langkah awal sebelum Anda mulai menggunakan Whatsapp untuk CS Anda.

Tapi, Anda tidak perlu membedah secara keseluruhan tentang Bisnis Anda, heheh…

Setidaknya 4 Hal ini yang harus Anda pelajari terlebih dahulu:

#1 Seperti Apa Pelanggan Anda?

Kenali Kebiasaan atau tingkah laku Pelanggan Anda, apalagi pelanggan potensial.

Karena tidak semua memiliki Smartphone atau bisa saja tidak memiliki Akun Whatsapp.

Ini Penting, meskipun Saya & Anda sudah tau, bahwa saat ini Whatsapp sangat populer, dan digunakan oleh lebih dari 1.4 Milyar di Seluruh Dunia,

Namun, tidak semua Produk memiliki target market yang berada dalam bagian 1.4 Milyar pengguna Whatsapp.

Lebih khusus orang-orang yang berusia 80an keatas, tapi ini juga belum pasti loh….yaa…

Jadi sebaiknya Anda pelajari karakter Pelanggan atau Calon Pelanggan Anda,

Jika mayoritas menggunakan Whatsapp, sikaattt dan lanjutkan rencanan Anda untuk menggunakan WA untuk Customer Service Anda.. heheh..

#2 Customer Service Anda

Ini juga penting loh yaa, Customer Service yang nantinya akan menggunakan Whatsapp, apakah mereka terbiasa menggunakan WA
untuk komunikasi dengan Pelanggan atau calon pelanggan Anda…

Jika saat ini CS Anda sudah terlalu sibuk menjawab telepon masuk, atau membalas email-email orderan,

Sebaiknya Anda mengurungkan niat
untuk menggunakan Whatsapp, atau
mungkin mencari Tim yang memang
dikhususkan untuk menjawab via Whatsapp.

#3 Seberapa Cepat Respon CS Anda

WhatsApp adalah saluran pribadi, dan si pelanggan cenderung memiliki ekspektasi yang tinggi bahwa chat mereka akan segera di jawab oleh CS

Jadi Anda sudah harus punya rules khusus untuk hal ini, terutama untuk
CS Anda,

Misalkan SOP bahwa saat Ada Chat masuk, maksimal dijawab dalam 15 menit bahkan mungkin kurang,

Dan kendala yang disampaikan pelanggan maksimal di selesaikan 24 jam atau bahkan kurang dari itu.

#4 Pelajari Kompetitor

Kepo dikit-dikit, apa yang dilakukan oleh Kompetitor Anda, khususnya
soal Whatsapp Customer Servicenya,

Bagaimana cara CS mereka merespon, seberapa cepat, dan bagaimana cara
mereka mengarahkan Pelanggan ke
WA si CS.

Jadi, Anda bisa mendapatkan Gambaran apa yang seharusnya Anda lakukan nanti.

Ingat yaa, ATM (Amati, Tiru, Modifikasi) bukan ATP (Amati, Tiru, Plek) hehehe

Intinya adalah, silahkan Anda Kenali Bisnis Anda dulu

Apakah dengan mengarahkan Pelanggan ke WA Customer Service
bisa mempercepat pelayanan,
meningkatkan omset atau hal positif
lainnya…

2. BENTUK PASUKAN KHUSUS WHATSAPP

Bentuklah Tim yang memang khusus
untuk Supporting via Whatsapp,
jangan di campur dengan CS lainnya….

Tentukan siapa CS yang akan menjawab Chattingan Pelanggan dengan Cepat dan Efisien.

Kadang banyak yang memberikan tugas ini ke CS yang juga menghandle chat dari Messenger Facebook atau DM Instagram, bahkan si CS juga bertugas membalas komentar-komentar di akun Sosial Media lainnya….

Ini akan berakibat Slow Respon, dan kadang Jawaban dari si CS tidak akan Fokus ke Permasalahan Pelanggan..

Silahkan Anda tentukan,..

CS mana yang meng-handel terkait
Masalah Teknis, yang biasanya si CS ini paham tentang hal-hal teknis dari Bisnis atau Produk yang Anda miliki.

CS mana yang nantinya akan menjawab pertanyaan-pertanyaan umum terkait harga produk, spesifikasi produk dll….

Jadi, sebaiknya pisahkan Nomor Whatsapp, tergantung dari Permasalahan Pelanggan….

Anda bisa menggunakan Link API Whatsapp untuk memudahkan
Pelanggan agar tau kemana dia harus
menghubungi WA CS…

Contohnya :
Untuk Permasalahan Teknis : https://api.whatsapp.com/send?phone=62811xxxxx&text=​”Halo kak,
Kendala Teknis apa yang bisa saya bantu?”

Jika terlalu panjang, Anda bisa mempersingkat Linknya dengan ​bit.ly​atau menggunakan Layanan Penyingkat LINK WA Saya di ​http://klikwa.top​ (Gratis)

3. MEETING HARIAN BERSAMA CUSTOMER SERVICE

Sebenarnya, bukan hanya bersama CS, tetapi keseluruhan TIM yang ada dalam Bisnis Anda.

Tapi, jika memang Timnya masih sebatas CS aja, buatlah Meeting Harian, untuk meng-evaluasi progress dari pelayanan via Whatsapp yang sudah mereka lakukan.

Dari Apa saja yang sering ditanyakan Pelanggan atau Calon Pelanggan, hingga hal-hal teknis.

Ntar jadi kayak robot kan repot nantinya.. hehehe

4. ATUR POLA PERCAKAPAN

Bagi kebanyakan orang, WhatsApp
adalah saluran yang santai, digunakan
untuk berinteraksi dengan teman,
keluarga, dan terkadang kolega.

Anda akan melihat bahwa banyak pelanggan akan menggunakan gaya
chatting seperti yang mereka lakukan
dengan teman-teman mereka.

Jadi, Anda harus memutuskan diawal,
apakah gaya bahasa saat melayani
pelanggan via Whatsapp, Customer
Service harus berbahasa formal atau mengikuti gaya bahasa dari chat
pelanggan.

Semua bergantung pada Value Bisnis Anda nantinya….

Nah, itulah penjelasan tentang Langkah 1 – 4 dari 10 Langkah Mudah Kelola Whatsapp Untuk Customer Service,

InsyaAllah besok pagi, Saya akan menjelaskan tentang Langkah ke-5 sampai Langkah ke-8 dari 10 Langkah Mudah Kelola Whatsapp Untuk Customer Service…

Nanti bisa baca di link ini : [PART 2] 10 Langkah Mudah Kelola Whatsapp Untuk Customer Service

Pastikan Anda membacanya yaa….

Sekian bahasan “10 Langkah Mudah Kelola Whatsapp Untuk Customer Service” part 1 atau bagian satu

Semoga bisa dipahami,dimengerti dan Wajib di praktekkan jika ingin mengetahui Work atau tidaknya tips ini

Dan jangan lupa untuk membaca lanjutannya melalui link diatas,

Untuk anda yang ingin mengetahui Tools Whatsapp Marketing yang bisa di Gunakan untuk mengoptimasi Penjualan dan follow up anda di Whatsapp

Anda bisa temukan di Halaman Khusus #SoftwareWhatsappMarketing ,

Dan penjelasan tiap Whatsapp Software nya di Kategory Whatsapp Marketing>>

Yang layak dan pantas anda miliki dan gunakan untuk memperkuat dan mempercepat proses follow up customer Anda di Whatsapp

 

 

Salam Sukses Berkah Barokah, dari saya…

 

 

Ahmad Burhan

================

 

CakungDigital.com
BurhanRengas.com
Channel Sharing Burhan Rengas
Grup Software Gendeng
Grup Ebook Jago Closing

 

#CakungDigital #WhatsappMarketing #SoftwareWhatsapp #WhatsappCustomerservice